Co trzeba zrobić, aby otrzymać dotację? W pierwszej kolejności należy złożyć kompletną dokumentację o dofinansowanie. O tym, czy nasza firma otrzyma fundusze unijne na dalszy rozwój lub rozpoczęcie działalności, decyduje właśnie wniosek wraz z biznesplanem, który powinien spełniać wszelkie wymogi formalne. Wiele osób traci szansę na otrzymanie dotacji dlatego, że ich projekty zawierają błędy, które według komisji oceniającej są niedopuszczalne. Jak skonstruować wniosek i biznesplan, aby odniósł sukces? Przede wszystkim unikając błędów swoich poprzedników. W tym celu warto przeanalizować najczęściej popełniane przez przedsiębiorców błędy w latach 2004-2006 oraz 2007-2010, o których piszemy w dalszej części artykułu.
Na początek parę zdań o tym, w jaki sposób wnioski przedsiębiorców są analizowane i oceniane. Należy rozróżnić dwa rodzaje ocen, jakiej podlegają projekty. Są to:
– ocena formalna,
– ocena merytoryczno-techniczna.
Podczas tej pierwszej oceny sprawdza się, czy złożone dokumenty zgodne są z wytycznymi konkretnego programu. Na etapie formalnego tworzenia wniosku przedsiębiorcy popełniają elementarne błędy, które uniemożliwiają im uzyskanie dotacji. Do najpoważniejszych i najczęstszych z nich należą:
– niezgodność wersji elektronicznej wniosku z wersją papierową, wersje papierowe (oryginał i kopie) są inne,
– oddanie wydruku wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z Generatora wniosków jako wydruku próbnego zamiast właściwego,
– niewypełnienie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w Generatorze Wniosków, ale na formularzu tekstowym Word lub innym,
– podanie niezgodnej z prawem kategorii beneficjenta, błędnego rodzaju projektu, niespełnienie kryterium geograficznego oraz popełnienie błędów stojących w ewidentnej sprzeczności z dokumentami programowymi danego programu, których w żaden sposób nie można poprawić.
W ocenie formalnej wytykane są także błędy takie, jak:
1. Brak elektronicznej wersji biznesplanu.
2. Kopie dokumentów niepotwierdzone za zgodność z oryginałem.
3. Wniosek lub oryginały załączników nieparafowane na każdej stronie.
4. Wniosek lub załączniki podpisane przez nieuprawnioną osobę.
5. W przypadku spółek cywilnych brak podpisów wszystkich wspólników.
6. Rozpoczęcie inwestycji przed dniem złożeniem wniosku.
7. Dokumenty poświadczające sytuację finansową wnioskodawcy dotyczące niewłaściwych okresów.
8. Nieaktualne zaświadczenia:
a) zaświadczenie o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa,
b) zaświadczenie o niezaleganiu z należnościami wobec ZUS,
c) dokumenty rejestrowe wnioskodawcy (odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do EDG),
d) zaświadczenie o numerze identyfikacji REGON.
9. Nieprawidłowo wypełnione tabele finansowe wniosku, montaż finansowy — rozbicie na publiczne środki wspólnotowe i krajowe oraz środki prywatne.
10. Brak wymaganych załączników (szczególnie załączników dodatkowych w przypadku projektów infrastrukturalnych).
11. Niejasne ujęcie kosztów we wniosku (stosowanie zbyt ogólnych kategorii kosztów) uniemożliwiające sprawdzenie ich kwalifikowalności.
12. Stosowanie własnych wskaźników monitoringowych, niezgodnych z listą standardowych wskaźników monitoringowych danego programu.
13. Niewypełnione (puste pola) obligatoryjne rubryki formularza wniosku.
14. W przypadku zakupu pojazdu brak zagwarantowania, że pojazd będzie użytkowany jedynie dla celów określonych w chwili zakupu oraz w granicach strefy zakwalifikowanej do objęcia pomocą.
15. Błędy wynikające z oczywistych omyłek np. w częściach finansowych.
Popełnienie powyższych błędów nie prowadzi jeszcze do odrzucenia naszego projektu, a jedynie do sytuacji, w której zostaniemy wezwani przez instytucję rozpatrującą wniosek do jego poprawy. Warunkiem do wezwania jest fakt, by projekt został złożony przynajmniej na 5 dni przed zakończeniem naboru na dany program.
Gdy program przejdzie ocenę formalną, następuje jego ocena merytoryczno-techniczna. Co prawda na tym etapie projekty nie odpadają, ale jeżeli popełnimy jakieś gafy, otrzymamy mniejsza liczbę punktów np. zamiast 4 punktów dostaniemy 2 punkty. Jest to ważne, bo czasami dwa punkty mogą przesądzić o tym, że projekt nie otrzyma dofinansowania.
Na etapie oceny merytotyczno-technicznej przedsiębiorcy także tracą kilka punktów głównie przez to, że nie przeczytali dokładnie zakresu dofinansowania określonego w wybranym programie. Komisja oceniająca najczęściej odrzuca:
1. Projekty polegające wyłącznie na zakupie środka transportu drogowego.
2. Projekty, które dotyczą inwestycji o rozmiarach nie przystających do możliwości przedsiębiorcy i wykonywanej działalności.
3. Projekty polegające jedynie na zakupie sprzętu na wynajem lub budowie nieruchomości na wynajem.
4. Projekty polegające jedynie na remontach pomieszczeń.
5. Projekty, w których wydatki nie są ze sobą bezpośrednio powiązane lub są zbędne w zasadniczych zamierzeniach projektu — niespójność projektu.
Częstym błędem jest także:
– przedstawienie biznesplanu oraz dokumentów poświadczających sytuację finansową przedsiębiorcy, które obrazują historię finansowo-operacyjną elementów składowych nowo powstałego przedsiębiorstwa przed dniem jego rejestracji (np. spółki jawne działające od dwóch lat założyły spółkę z o.o. dwa miesiące temu, przedkładają dokumenty np. rachunek zysków i strat, bilans, poświadczenie oceny finansowej, zaświadczenia o niezaleganiu wobec ZUS czy Skarbu Państwa na okres przed powstaniem spółki z o.o. tj. spółek jawnych).
– niewłaściwe zakwalifikowanie wydatków do refundacji — niezgodność z dokumentami programowymi.
Jest jeszcze cała lista innych błędów, które możemy popełnić. Kilka rad naszego serwisu:
– proszę dokładnie zapoznać się z dokumentacją konkursową wraz z wytycznymi do programu,
– przejrzeć kartę oceny formalnej i merytorycznej, gdyż są tam zawarte informacje, co będzie wysoko punktowane,
– przed oddaniem warto zrobić mały audyt — projekt niech przeczyta osoba, która go nie pisała, gdyż taka osoba łatwiej wychwyci nielogiczne i niespójne informacje,
– można też zlecić napisanie projektu, ale i tu trzeba być uważnym,
– proszę pamiętać, że wszystko, co zostanie zawarte w dokumentacji projektu, jest podstawą do jego zrealizowania.