Przedsiębiorcy ubiegający się o dotacje unijne na rozwój firmy przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań powinni wszystko szczegółowo zaplanować. Pozwoli to uniknąć błędów i rozczarowania związanego z koniecznością zwrócenia dotacji.
Jak zatem zaplanować inwestycję aby pozyskać dotację i z sukcesem zrealizować inwestycję? Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek:
1. Inwestycja. Na początku należy dokładnie przeanalizować całą inwestycję, jej wielkość, charakter, planowane wydatki i terminy realizacji.
2. Program. Znajomość charakteru inwestycji pozwoli nam wybrać odpowiedni program wsparcia. Z Programu Rozwój Obszarów Wiejskich (PROW) zwykle będą korzystały mikro przedsiębiorstwa zarejestrowane i realizujące inwestycję na wsi lub w mieście do 5 tyś mieszkańców. Małe i średnie przedsiębiorstwa zlokalizowane na obszarze wiejskim oraz wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane lub realizujące inwestycję w mieście podlegają pod Regionalne Programy Operacyjne. W przypadku dużych inwestycji powyżej 8 mon zł lub inwestycji z zakresu e-biznesu firmy mogą ubiegać się o dotacje z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
3. Projekt. Po wyborze odpowiedniego programu czas na przygotowanie dokumentów konkursowych. Dokumentacja ta obejmuje zwykle wniosek o dofinansowanie, biznesplan oraz załączniki (np. wypis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, dokumenty środowiskowe, oświadczenia, wyceny i kosztorysy, pełnomocnictwa, informacje o uzyskanej pomocy publicznej). Dokumentację konkursową należy opracować na podstawie podanej Instrukcji oraz zgodnie z dokumentami krajowymi i unijnymi dotyczącymi pomocy inwestycyjnej. Opracowanie dobrego projektu (w zależności od jego charakteru) trwa od 1 do 2 miesięcy.
4. Konkurs. O dotację ubiegamy się startując w konkursie ogłoszonym przez instytucję zarządzającą danym programem. Przygotowaną dokumentację konkursową składamy wyłącznie w czasie trwania naborów. Konkursy ogłaszane są zwykle raz w roku.
5. Ocena projektów. Ocena złożonych dokumentów trwa średnio 6 miesięcy. W tym czasie projekt oceniany jest pod kątem formalnym i merytorycznym. Jest to dosyć długi okres, który należy uwzględnić przy planowaniu harmonogramu rzeczowo – finansowego inwestycji.
6. Umowa o dofinansowanie. Gdy nasz projekt przejdzie pozytywnie ocenę i uzyska wystarczającą liczbę punktów będziemy mogli przystąpić do negocjacji i podpisania umowy z instytucją zarządzającą danym programem. Umowa gwarantuje, że po zrealizowaniu inwestycji dotacja zostanie nam wypłacona.
7. Realizacja inwestycji. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie przystępujemy do realizacji inwestycji. Należy pamiętać by ściśle trzymać się terminów określonych w harmonogramie rzeczowo – finansowym, kosztów oraz opisu inwestycji zawartego w projekcie. Jeżeli dokonamy zasadniczych modyfikacji projektu wypłata dotacji może zostać zakwestionowana. Należy również pamiętać by kompletować i przechowywać dokumentację związaną z projektem (zapytania ofertowe, faktury, umowy o pracę, listy płac, oferty handlowe, itp.).
8. Rozliczenie dotacji. Dotacje dla firm przyznawane są na zasadzie refundacji. Przedsiębiorcy muszą zrealizować inwestycję z własnych środków (pożyczek, kredytów), a dopiero po rozliczeniu dotacji, zgodnie z umową otrzymają zwrot kosztów w określonej wysokości. Rozliczenie dotacji polega głównie na skompletowaniu i opisaniu dokumentów potwierdzających poniesione koszty (faktury, wyciągi bankowe, umowy kupna/sprzedaży) oraz złożeniu wniosku o płatność końcową. Po pozytywnej weryfikacji dokumentów i kontroli na miejscu możemy oczekiwać na wypłatę dotacji.
9. Trwałość projektu. Przedsiębiorcy realizujący inwestycje przy wsparciu dotacji unijnych są zobligowani do zachowania trwałości rezultatów projektu przez okres co najmniej 3 lat od momentu zakończenia inwestycji. Oznacza to że w tym czasie rezultaty projektu nie mogą ulec zasadniczym zmianom. Zamknięcie firmy, sprzedaż środków trwałych na które uzyskaliśmy dotację, likwidacja miejsc pracy skutkować będzie zwrotem dotacji.
Co jeszcze musisz wiedzieć zanim podejmiesz starania o unijną dotację:
• wszystkie dotacje unijne dla przedsiębiorstw działają na zasadzie refundacji;
• nie można uzyskać dotacji na bieżące koszty funkcjonowania firmy (np. zakup towaru, reklama, koszty pracownicze, itp.);
• firmy transportowe nie uzyskają dofinansowania na zakup środka transportu;
• w przypadku firm, które mają możliwość rozliczyć VAT dotacja będzie wyłącznie na wydatki netto;
• nie można ubiegać się o zwrot kosztów na wydatek poniesiony przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie;
• projekt musi zakładać wprowadzenie nowych produktów/usług lub zasadniczą zmianę procesu produkcyjnego (projekt zakładający jedynie wymianę starych maszyn na nowe ma niewielkie szanse na uzyskanie dotacji);