0

Kontrola projektu, nie taka straszna jak ją malują…

Kontrola z realizacji projektu to ostatni etap na drodze do otrzymania dofinansowania. Dokonywana jest przez Zespoły ds. monitoringu i kontroli Instytucji Pośredniczącej II stopnia, którą np. w Małopolsce jest Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości. Pojawia się zawsze w momencie gdy dokonano już pozytywnej oceny  wniosku o płatność, czyli wstępnego, formalnego i merytorycznego zaakceptowania go. Jest ona niezbędna do ostatecznej jego weryfikacji. Dopiero po wydaniu pozytywnej informacji pokontrolnej możliwa będzie wypłata dofinansowania.

Pracownicy Zespołu na przynajmniej tydzień przed planowaną kontrolą powiadamiają Beneficjenta o zamierzonym terminie kontroli i wzywają do przygotowania niezbędnych oryginałów dokumentów związanych z projektem. Są nimi m. in.:

– faktury -> opisane w prawidłowy i trwały sposób,

– protokoły odbioru, umowy z Wykonawcami, wyciągi bankowe, oświadczenia itp.

– dokumenty księgowe: ewidencja środków trwałych, księga przychodów i rozchodów, rejestr VAT, wydruki z kont (dla pełnej księgowości) – > sprawdzane będzie pochodzenie numeru ewidencyjnego na fakturze,

– wyodrębnioną ewidencję wydatków w ramach projektu,

– dokumenty potwierdzające zadeklarowany pozytywny wpływ na realizację polityki równości szans i zrównoważonego rozwoju (mowa tu o np. protokole z rekrutacji nowych pracowników itp., obniżenia emisji chemikaliów),

– dokumenty potwierdzające realizację wskaźników rezultatu np. wskaźnik zatrudnienia: umowy o pracę, nowe usługi/produkty ->  oferta firmy.

Konieczne będzie umieszczenie naklejek na zakupionym sprzęcie i instalacja tablicy pamiątkowej oraz spełnienie wszystkich wymogów związanych z zadeklarowaną w projekcie strategią promocji i informacji.

Warto zauważyć, że Zespół monitorujący może sprawdzać zgodność zakupionych w wyniku inwestycji środków trwałych oraz wartości niematerialnych z zadeklarowanymi w ramach podpisanej umowy, mowa tu przede wszystkim o parametrach technicznych i modelu urządzenia. Tę kwestię oczywiście należy ściśle pilnować na etapie ponoszenia wydatków w ramach inwestycji.

Bardzo ważne na etapie kontroli jest to, że wszystkie maszyny i inne wydatki, muszą być zainstalowane i gotowe do użytku, bądź już eksploatowane. Chodzi bowiem o realne uruchomienie inwestycji.

Czasem zdarza się, że osoby kontrolujące nie mogą wydać od razu pozytywnej informacji pokontrolnej, wtedy to wzywają do uzupełnień/ wyjaśnień, po których zazwyczaj możliwe jest ostateczne zaakceptowanie wniosku o płatność.

Dotacja przekazywana jest do 30 dni roboczych od momentu zaakceptowania wniosku.

W zakresie przygotowań do kontroli należy pamiętać, że trwają one tak naprawdę przez cały okres realizacji projektu. Ważne, aby zapoznać się dokładnie z warunkami umowy i realizować wszystkie jej postanowienia zgodnie z planem. Wtedy nie będzie najmniejszych problemów z szybkim otrzymaniem dofinansowania.

Notorycznym błędem Beneficjentów jest brak zapoznania się właśnie z obowiązkami jakie na nich czekają w momencie realizacji inwestycji, ale także próby niejakiego kamuflażu zmian w inwestycji. Chcą oni dokonać ich, ale brak wiedzy o tym, że istnieje taka możliwość sprawia, że mówiąc  wprost po prostu  kombinują.

Zachęcam w tym artykule do konsultacji wszelkich kwestii spornych, które rodzą się w trakcie realizacji projektu. Zazwyczaj na tym etapie każdy Beneficjent ma swojego „opiekuna” z Zespołu Kontraktacji i Płatności, który służy radą w trudnych sytuacjach, mając na uwadze wszelkie przepisy związane z późniejszym rozliczeniem i kontrolą. Proszę także pamiętać, że umowa która została podpisana pomiędzy Instytucją a Beneficjentem w uzasadnionych przypadkach może ulec zmianie. To jednak będzie temat kolejnego artykułu z cyklu Dotacje unijne krok po kroku.

Dodaj komentarz